С КАКИМИ ВЫЗОВАМИ СТОЛКНУЛИСЬ КОМПАНИИ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ УДАЛЕНКИ

25.02.2021 17:22

---

Пандемия ударила по компаниям практически всех отраслей своей внезапностью. Новые реалии потребовали оперативных и эффективных решений в организации работы, масштабного перехода на дистанционный формат. Насколько актуальной остается удаленка с постепенным снятием ограничительных мер и какие проблемы приходится решать игрокам рынка — с этими вопросами мы обратились к экспертам.

---

УДАЛЕНКА ВО ВРЕМЯ ПАНДЕМИИ

Руководитель направления продвижения решений для бизнес-продуктивности Microsoft в России Мария Шорина приводит данные исследования компании в странах Европы: если в 2019 году лишь 14% компаний внедряли политику удаленной работы, то сегодня этот показатель вырос до 76%. Многим компаниям пришлось оперативно решать вопросы, связанные с организацией безопасных цифровых рабочих мест для сотрудников, а также с адаптацией коллектива к новым условиям.

«В Microsoft еще до пандемии были выстроены цифровые рабочие процессы — мы уже привыкли к виртуальным собраниям, конференциям, взаимодействию в корпоративной рабочей среде Teams, совместной работе с документами онлайн, — рассказывает Мария Шорина. — При этом нам все равно пришлось адаптироваться к новым реалиям. Мы полностью перестроили ритм внутренних коммуникаций — встроили ежедневные короткие встречи в формате один на один, создали цифровое пространство, в котором сотрудники могут делиться чем-то личным, пересмотрели методы поддержки их эмоционального здоровья».

В PR-службе Rambler Group сообщили, что с начала пандемии интернет-холдинг в числе первых ввел необходимые меры по противодействию распространению коронавируса. «Многие активы группы компаний ранее уже практиковали работу по гибкому графику, поэтому мы технически и операционно были готовы к удаленной работе. Полный переход на дистанционный формат работы занял у нас два-три дня. Мы всем настроили Teams, докупили лицензии на Zoom», — рассказали в PR-службе Rambler Group.

До пандемии удаленный формат работы практиковался и в «НТВ-ПЛЮС». По словам директора дирекции информационных технологий компании Дмитрия Мозжегорова, к моменту наступления режима самоизоляции инфраструктура оператора была подготовлена к удаленной работе, был настроен и протестирован VPN-доступ, терминальные сервера, виртуальные рабочие места, авторизация и доступ к бизнес-системам, так как в компании практиковали удаленную работу для части сотрудников.

Как рассказали в пресс-службе Tele2, в компании работает более 8000 сотрудников, сейчас все имеют удаленный доступ для работы из дома. «К началу апреля прошлого года 96% сотрудников были переведены на домашний офис — этот проект был реализован всего за две недели, хотя в обычных реалиях на него ушел бы год», — отметили в пресс-службе.

Генеральный директор «MEGOGO Россия» Виктор Чеканов заметил, что сценарий удаленной работы всех подразделений онлайн-кинотеатра также был разработан до начала пандемии, и он оказался достаточно эффективным.   

Сотрудники в прямом эфире

Массовый перевод сотрудников на удаленный режим работы выявил свои сложности. Одним из трудоемких, но интересных этапов Дмитрий Мозжегоров называет перевод сотрудников контакт-центра и телемаркетинга на удаленку, так как они в своей ежедневной работе используют корпоративную телефонию для взаимодействия с абонентами, а также сопутствующие системы для контроля качества звонка, интеграции с биллингом. Перед департаментом информационных технологий (ИТ) стояла задача обеспечить работу и полностью воспроизвести рабочее место оператора в домашних условиях.

«При авральном переходе на удаленный режим работы мы обновили инструкции для пользователей с целью упрощения их подключения к инфраструктуре компании в домашних условиях, обеспечили сотрудников необходимой техникой для работы, а также круглосуточную доступность ИТ-специалистов для каждого пользователя, — рассказывает Дмитрий Мозжегоров. — Для оперативной связи сотрудников и проведения совещаний организовали доступ к системе видеоконференцсвязи, также был внедрен электронный документооборот с контрагентами. Все это помогло сделать процесс перехода на удаленный режим работы быстрым, безболезненным, без прерывания текущей работы и процесса обслуживания абонентов».

«В период эпидемиологического кризиса все удаленные работники компании разделись на две группы: те, кто комфортно чувствует себя при работе из дома и те, кто не может работать удаленно ввиду объективных обстоятельств — стесненных условий проживания, маленьких детей, особенностей работы, — говорит директор департамента по работе с персоналом «НТВ-ПЛЮС» Елизавета Гурьянова. — Однако наблюдения показали, что более 80% сотрудников не снизили свою эффективность, и считают, что они более продуктивны, когда работают дома. Люди экономят время на поездках в офис, а освободившиеся часы распределяют между работой и досугом, что положительно влияет как на эффективность работ, так и на баланс работы и личной жизни».

Как рассказала Елизавета Гурьянова, поскольку эпидемиологическая обстановка касается в первую очередь людей, HR-специалистам пришлось адаптировать сотрудников к новым реалиям и прогнозировать факторы, которые принципиально повлияли на организацию работы с персоналом и его эффективность. Непредсказуемые события и удаленная работа побудили к изменению операционной модели работы с сотрудниками и созданию адаптивных структур: кросс-функциональных команд, обмену данными в реальном времени, быстрым и многофункциональным решениям. «Мы начали погружаться в принципиально новые аспекты, с которыми не сталкивались ранее: здоровье сотрудников, психологическое и физическое благополучие, правила и нормы культуры работы из дома, формирование культуры информационной безопасности и защиты данных, принципы удаленной работы», — пояснила Елизавета Гурьянова.

Пандемия не просто внесла коррективы в деятельность компаний, она вынудила принять кардинальные решения. В пресс-службе Tele2 отметили, что впервые в своей истории компания перевела на удаленную работу сотрудников кол-центра, что оказалось самой сложной задачей для ИТ-дирекции, поскольку операторы используют специальное оборудование и программное обеспечение. «Свыше 2000 сотрудников в Саранске, Иркутске, Ростове-на-Дону и Челябинске в режиме 24/7 отвечают на вопросы клиентов из дома», — озвучили статистику в пресс-службе Tele2. В компании оперативно организовали три вида доступов: для корпоративных ноутбуков сотрудников, для удаленного подключения к рабочим компьютерам с домашних ПК, для создания виртуальных рабочих столов. Все внутренние коммуникации вывели в независимые онлайн-каналы — мобильную почту, приложение для сотрудников, SMS-информирование. В мобильном приложении для работников «На связи» компания открыла горячую линию по выводу на удаленную работу, опубликовала памятку о том, как настроить все нужные системы самостоятельно, запустила чат-бот для ответов на часто задаваемые вопросы. В региональных офисах Tele2 ввела институт ИТ-партнерства: каждый макрорегион и крупное подразделение закрепили за ответственным сотрудником ИТ-службы, который постоянно был на связи и помогал коллегам настроить домашний офис. Таким образом, удалось равномерно распределить нагрузку и решить задачу максимально оперативно, поделились в пресс-службе Tele2.

«По большому счету, навык удаленной работы входит в перечень самых востребованных софт-скиллов для любого из сотрудников ИТ-компаний, — рассказывает Виктор Чеканов. — Так что в некотором роде сложившуюся сегодня ситуацию можно рассматривать как тренинг по развитию этого навыка. У нас были специальные рекомендации, которые помогли коллегам быстро и легко перейти на новый формат работы. Во-первых, организуйте дома удобное рабочее место, разграничьте пространство, подключите хороший интернет-тариф. Это поможет быстро включаться в рабочий режим; обозначить своей семье, что вы находитесь в рабочем потоке и вас не нужно отвлекать. Быстрый интернет сэкономит ваши нервы. Во-вторых, организуйте режим. Работоспособность нуждается в структуре. Дистанционная работа — это график и самодисциплина, нежели полночные озарения и произвольный режим дня. Не забывайте про свои режимы приема пищи и отдыха. Вы точно начнете экономить время на дорогу до офиса, но освободите время для разминки, чтения, домашних дел в нерабочее время. В-третьих, сохраняйте круг рабочего общения, поддерживайте связь со своими непосредственными руководителями и коллегами. Не откладывайте обсуждение рабочих вопросов. В-четвертых, документируйте. Умение фиксировать текстом, таблицей, диаграммой свои планы и итоги — одно из ключевых для всех, кому важна систематизация задач. Так легче видеть свои результаты, удобнее рассказывать о них коллегам. В-пятых, берегите здоровье».

В PR-службе Rambler Group сообщили, что во время удаленной работы в компании регулярно проводили вебинары, в ходе которых коллеги из разных подразделений рассказывали, как сохранять спокойствие в новой реальности. «В течение года мы активно развивали цифровое пространство для сотрудников. В нем были реализованы новые возможности — пуши/напоминания, мгновенные ответы и комментарии. Кроме того, появились дополнительные сервисы, позволяющие значительно упростить часть внутренних бизнес-процессов: встроенная система подбора персонала, кабинет руководителя с инструментом планирования и бюджетирования, а также специальная автоматизированная онлайн-оценка с уведомлениями и результатами», — прокомментировали в PR-службе. Основной акцент делался на мотивации и адаптации к новой реальности сотрудников, не привыкших работать удаленно. С первого дня удаленки проводились прямые включения с генеральным директором, руководителями бизнеса и командами. Для комфортной работы сотрудникам предложили 75 часов программ обучения на внешних и внутренних курсах различной направленности, которые помогли повысить профессиональный уровень и мотивировать на дальнейшую работу.

В PR-службе Rambler Group также подчеркнули, что в течение всего года проводили различные челленджи, конкурсы и другие активности для укрепления командного духа. В декабре всей компанией впервые встретили Новый год в диджитал-формате — с прямыми включениями топ-менеджмента и ответами на вопросы сотрудников в прямом эфире, а также с награждением команд года.

Перевод сотрудников на домашний режим работы повлек немедленное решение не менее важного для компаний вопроса — обеспечения безопасности данных. Мария Шорина рассказала, что Microsoft активно работает над тем, чтобы предоставлять организациям технологии, которые не только позволяют сотрудникам эффективно взаимодействовать, но и содержат встроенные инструменты, обеспечивающие безопасность.

В PR-службе Rambler Group отметили, что для минимизации возможных рисков публикуют в цифровом пространстве для сотрудников памятки с мерами безопасной работы из дома. Для предотвращения фишинга дирекция по кибербезопасности проводит регулярные киберучения, чтобы коллеги знали, как реагировать на различные атаки.

УДАЛЕННО-ОФИСНЫЙ ФОРМАТ

ПО информации PR-службы Rambler Group, сейчас в компании работают в удаленно-офисном формате: сотрудники посещают офис по сменному графику 2–3 раза в неделю. При этом Rambler Group предприняла все необходимые меры по противодействию распространению коронавируса для тех, кто присутствует на рабочем месте, а также разработала на базе цифрового пространства для сотрудников закрытый личный кабинет «Мое здоровье». Каждый, кто намерен посетить офис, должен до выезда из дома и затем каждые четыре часа вносить в него данные измерения температуры.

«После снятия обязательных ограничений в офис вернулись те работники, чья трудовая функция или условия не позволяют им работать удаленно, остальные же работают в гибридном режиме с частичным присутствием в офисе при необходимости, что позволило нам перенести фокус производительности для административного персонала с времени присутствия на работе на результаты деятельности», — рассказала Елизавета Гурьянова.

Виктор Чеканов сообщил, что с марта прошлого года компания перевела весь штат сотрудников на удаленную работу за пару дней. «В офис раз в неделю приходит менеджер, который работает с документооборотом. Все сотрудники имеют рабочие ноутбуки, стационарные компьютеры дизайнеров были доставлены им домой. Особых финансовых нагрузок для компании перевод сотрудников на удаленную работу не несет», — заключил он.

В текущем месяце Microsoft анонсировал запуск решения Viva — первой платформы для профессионального развития и поддержания благоприятного эмоционального состояния сотрудников, которая содержит инструменты для обеспечения вовлеченности и обучения, а также возможности для обмена знаниями в процессе работы. «Мы рассчитываем, что это решение позволит компаниям решить задачу поддержания корпоративной культуры и обучения сотрудников независимо от того, работают они из офиса или удаленно», — рассказала Мария Шорина.

Как заметили в PR-службе Rambler Group, важно работать в том режиме, в котором компания сможет поддерживать все бизнес-процессы. Поэтому руководители подразделений проводят ежедневные встречи с командами, позволяющие поддерживать эффективность работников. С начала пандемии число онлайн-стендапов, видеоконференций и телефонных звонков увеличилось в разы из-за невозможности личного прямого контакта. При этом в компании сохранилась привычная постановка задач в системе Jira.

Согласно информации пресс-службы Tele2, в какой-то момент в целях личной безопасности сотрудникам даже ограничивали доступ в офисы, предоставили возможность работать из дома максимальному количеству работников. Сейчас в компании удаленно работает 63% сотрудников. «Как только ситуация стала улучшаться, мы сняли ограничение на посещение офисов, позволив тем людям, которым комфортнее работать из офиса, приходить на работу. При этом мы обеспечили максимально безопасные для них условия работы: у нас введен масочный режим, выработаны правила посещения офисов и размещения сотрудников на рабочих местах. Офисы обеспечены всеми средствами защиты. План вывода сотрудников на рабочие места предполагает, что на первом этапе в офисы выходят не более 25%, на втором — 50%, затем — все 100%. Пока большинство наших регионов находятся на 1-м или 2-м этапе. Мы следим за развитием эпидемиологической ситуации и пока не обозначаем сроков продолжительности режима удаленной работы», — отметили в пресс-службе Tele2.